Regulamin Centrum Inkluzja

obowiązujący od dnia 02.07.2026

1. Zakres świadczeń

1.1. Placówka udziela świadczeń odpłatnie w formie spotkań stacjonarnych w siedzibie Centrum lub online.

1.2. Świadczenia obejmują m.in.:

konsultacje psychologiczne i seksuologiczne,
psychoterapię indywidualną,
psychoterapię relacji (w tym par i rodzin),
psychoterapię i warsztaty grupowe,
diagnozę i opiniowanie psychologiczne,
coaching,
działalność psychoedukacyjną.

2. Rejestracja i wizyty

2.1. Rejestracja odbywa się:

telefonicznie,
mailowo,
przez formularz online,
osobiście w siedzibie placówki.

2.2. Podczas rejestracji Osoba Pacjencka proszona jest o podanie danych osobowych:

imienia i nazwiska,
numeru telefonu,
adresu e-mail.

2.3. Podane dane kontaktowe wykorzystywane są wyłącznie w celu organizacji procesu leczenia i obsługi wizyt, w szczególności do:

potwierdzania i odwoływania wizyt,
przekazywania informacji organizacyjnych,
przesyłania informacji dotyczących płatności,
przekazywania dokumentacji.

2.4. Przed rozpoczęciem pierwszej wizyty Osoba Pacjencka zobowiązana jest do zapoznania się oraz podpisania wymaganych zgód i klauzul informacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych. W przypadku osób małoletnich dokumenty podpisuje opiekun prawny.

3. Płatności

3.1. Płatności za sesje można dokonać:

gotówką lub kartą w siedzibie placówki
przelewem bankowym,
poprzez zewnętrzny system płatności ING Pay, obsługiwany przez ING Bank Śląski S.A. z siedzibą w Katowicach.

3.2. Kwoty usług Centrum Inkluzja mieszczą się w kwocie od 100 zł do 450 zł w zależności od wybranej usługi i indywidualnego cennika specjalisty.

3.3. Pierwszą wizytę należy opłacić w ciągu 24 godzin od momentu rezerwacji terminu. Brak płatności w wyznaczonym czasie może wiąże się z automatycznym anulowaniem wizyty. Jeżeli termin został anulowany z powodu braku terminowej płatności, obsługa pacjenta może (na prośbę Osoby Pacjenckiej) przywrócić wcześniejszy termin, o ile nie został on zarezerwowany przez inną osobę.

3.4. W przypadku sesji online płatność powinna zostać zaksięgowana najpóźniej 24 godziny przed planowanym terminem spotkania. W przypadku braku płatności przed rozpoczęciem sesji online Centrum Inkluzja zastrzega sobie prawo do odwołania wizyty.

3.5. Jeżeli z przyczyn losowych Osoba Pacjencka nie może dokonać płatności w terminie, zobowiązana jest do wcześniejszego poinformowania o tym obsługi pacjenta i specjalisty prowadzącego.

3.6. Istnieje możliwość otrzymania faktury. Chęć otrzymania faktury należy zgłosić przed dokonaniem płatności i rozpoczęciem sesji.

3.7. Faktury za zakończone okresy rozliczeniowe mogą nie być wystawiane po upływie terminów wynikających z obowiązujących przepisów księgowych i podatkowych.

3.8. O ewentualnych zmianach dotyczących płatności, umorzeniach opłat lub zmniejszeniu stawki decyduje specjalista za zgodą zarządu Centrum Inkluzja.

4. Reklamacje

4.1. Konsument i przedsiębiorca dokonującego zakupu w celach związanych z prowadzoną działalnością jednak nieposiadających dla kupującego charakteru zawodowego ma prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni. Osoba pacjencka przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi (odbyciu wizyty) traci prawo do odstąpienia od umowy.

4.2. Osoba Pacjencka ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej świadczonych usług.

4.3. Reklamacje należy składać w formie pisemnej na adres siedziby Centrum Inkluzja lub drogą elektroniczną na adres email: obslugapacjenta@inkluzja.com

4.4. Reklamacja powinna zawierać dane Osoby Pacjenckiej, opis przedmiotu reklamacji oraz żądanie Osoby Pacjenckiej.

4.6. Centrum Inkluzja rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania i informuje Osobę Pacjencką o sposobie jej rozpatrzenia.

5. Odwoływanie i zmiana terminu wizyt

5.1. Odwołanie wizyty powinno nastąpić nie później niż 24 godziny przed planowanym terminem sesji, o ile indywidualny kontrakt terapeutyczny nie stanowi inaczej.

5.2. W przypadku nieodwołania wizyty lub odwołania jej później niż 24 godziny przed terminem Osoba Pacjencka zobowiązana jest do pokrycia 100% wartości wizyty.

5.3. W wyjątkowych sytuacjach losowych dotyczących nieobecności Osoby Pacjenckiej decyzję dotyczącą ewentualnego zwolnienia z opłaty lub zmniejszenia jej wysokości podejmuje specjalista prowadzący w porozumieniu z zarządem Centrum Inkluzja.

5.4. Istnieje możliwość zmiany formy spotkania ze stacjonarnej na online. Prośbę o zmianę należy zgłosić poprzez kontakt z recepcją Centrum Inkluzja.

6. Poufność

6.1. Wszystkie sesje odbywające się w Centrum Inkluzja objęte są zasadą poufności, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych przepisami prawa, a także sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia Osoby Pacjenckiej bądź innych osób.

6.2. Poufność może zostać ograniczona wyłącznie w następujących przypadkach:

gdy istnieje realne zagrożenie zdrowia lub życia Osoby Pacjenckiej albo innych osób,
gdy obowiązek ujawnienia informacji wynika z przepisów prawa,
podczas superwizji lub interwizji specjalistów - wyłącznie w zakresie niezbędnym do konsultacji procesu terapeutycznego i podnoszenia jakości świadczonych usług.

6.3. Nagrywanie sesji przez Osoby Pacjenckie, w jakiejkolwiek formie, jest zabronione.

6.4. Nagrywanie sesji przez specjalistów w celach szkoleniowych lub superwizyjnych możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Osoby Pacjenckiej oraz za zgodą kierownictwa Centrum Inkluzja.

6.5. Jeżeli elementem procesu terapeutycznego lub diagnostycznego są spotkania z rodzicem, opiekunem prawnym lub osobami bliskimi, informacje uzyskane podczas indywidualnych sesji Osoby Pacjenckiej nie są przekazywane osobom trzecim bez jego zgody, chyba że obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

6.6. Podczas sesji specjalista może prowadzić notatki dotyczące procesu terapeutycznego, a materiały te są własnością specjalisty. Dokumentacja przechowywana jest w sposób poufny i zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych.

7. Kontakt poza sesjami

7.1. W sprawach organizacyjnych, takich jak:

umawianie wizyt,
odwoływanie i zmiana terminów wizyt,
płatności,
kwestie administracyjne,

Osoba Pacjencka kontaktuje się wyłącznie z obsługą pacjenta Centrum Inkluzja.

7.2. Możliwość oraz forma kontaktu ze specjalistą poza sesjami ustalana jest indywidualnie ze specjalistą prowadzącym.

8. Zakończenie współpracy

8.1. W przypadku dwóch kolejnych nieobecności Osoby Pacjenckiej na umówionych sesjach, bez wcześniejszego odwołania oraz bez kontaktu z Centrum Inkluzja, placówka zastrzega sobie prawo do:

anulowania kolejnych terminów,
zakończenia współpracy z Osobą Pacjencką.

8.1.1. Postanowienie to obowiązuje, o ile indywidualny kontrakt terapeutyczny nie stanowi inaczej.

Klauzula Informacyjna dla pacjenta

Administratorem danych osobowych pacjentów jest Inkluzja Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Emaus 5, 30-201 Kraków, której księgi rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001168366, NIP: 6772524456, Kapitał zakładowy 5000.00 zł dalej zwana: „Spółką”, „Inkluzją” lub „Administratorem”.
W związku z obowiązkiem Administratora wynikającym z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), dalej: „RODO”, Administrator, w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania Państwa danych, podaje następujące informacje.
Administrator świadczy profesjonalne usługi psychologiczne w rozumieniu Ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1026). Przetwarzane dane osobowe mogą objąć wszelkie dane osobowe niezbędne do prowadzenia działalności leczniczej, w tym dane o stanie zdrowia. Na zasadzie art. 14 Ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1026) każdy pracownik, współpracownik Administratora ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji związanych z klientem, uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu.
W sprawie ochrony i sposobów przetwarzania Państwa danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej: obslugapacjenta@inkluzja.com
Dane osobowe pacjentów są wykorzystywane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

zawarcia i wykonania umowy na diagnostykę/psychoterapię, podstawa prawna:

-art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy

w zakresie danych wrażliwych/ danych o zdrowiu:

-art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda;

prowadzenie psychoterapii, w tym przetwarzanie danych szczególnych kategorii (np. dotyczących zdrowia, sytuacji życiowej), a także danych z przekazanej Administratorowi dokumentacji medycznej, na podstawie:

- art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. wyraźnej zgody, wyrażonej poprzez dobrowolne podanie tych informacji w trakcie terapii;

prowadzenie dokumentacji (notatki/dokumentacja terapeutyczna, która nie jest dokumentacją medyczną), podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędne do wykonania umowy (ciągłość i jakość prowadzenia terapii);

kontaktowania się w związku z prowadzoną działalnością oraz udzielonymi świadczeniami, w tym umówionymi wizytami co stanowi uzasadniony interes prawny, podstawa prawna:

-art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

w celu realizacji procesu superwizji, w którym psychoterapeuta współpracuje z superwizorem/superwizorami, aby poszerzyć umiejętności zawodowe i zapewnić pacjentowi bezpieczeństwo, podstawa prawna:

-art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

w zakresie danych wrażliwych/ danych o zdrowiu:

art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda,

Informacje omawiane w superwizji będą przekazywane w formie zanonimizowanej (w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach anonimizacja nie będzie możliwa lub niewystarczająca, Administrator przekaże wyłącznie zakres danych niezbędny do realizacji celu, z zastosowaniem zasady minimalizacji i z zachowaniem poufności.

Zgoda na przetwarzanie danych szczególnych kategorii (w tym danych o zdrowiu) jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody Administrator nie będzie dalej przetwarzał danych w zakresie i celu, którego dotyczyło wycofanie zgody. Wycofanie zgody może skutkować brakiem możliwości dalszego świadczenia usług w zakresie, w jakim przetwarzanie danych o zdrowiu jest niezbędne do ich realizacji.
Administrator, w celach wskazanych powyżej, może przetwarzać następujące dane: imię, nazwisko, pseudonim, adres e-mail, numer telefonu, dane wrażliwe podane przez pacjenta w trakcie świadczenia usług.
Dane osobowe Pacjentów będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

w zakresie danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy na diagnostykę/psychoterapię – przez czas trwania umowy (procesu terapeutycznego), a po jego zakończeniu przez okres przez okres 5 lat od zakończenia psychoterapii lub przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z realizacją umowy;
w zakresie dokumentacji terapeutycznej (notatek) – przez czas trwania procesu terapeutycznego, a po jego zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, z zastrzeżeniem, że dokumentacja może zostać usunięta wcześniej, jeżeli nie jest już niezbędna do celów, dla których została zebrana, oraz o ile nie zachodzą inne podstawy do jej dalszego przechowywania;
w zakresie danych przetwarzanych w celach kontaktowych (umawianie/odwoływanie wizyt, informacje organizacyjne) – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do obsługi spraw związanych z rozliczeniami lub korespondencją, nie dłużej jednak niż do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
w zakresie superwizji – co do zasady w formie zanonimizowanej; jeżeli w wyjątkowych sytuacjach przetwarzanie obejmuje dane pozwalające na identyfikację Pacjenta, dane te będą przetwarzane wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji procesu superwizji, a następnie usuwane lub anonimizowane, nie później jednak niż do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z realizacją umowy.

Dane szczególnych kategorii będą przetwarzane przez okres świadczenia usługi psychoterapii (do zakończenia procesu terapeutycznego), a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, o ile będzie to konieczne.
W przypadku wycofania zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii (danych o zdrowiu, sytuacji życiowej) Administrator zaprzestanie ich przetwarzania w zakresie objętym wycofaniem, o ile dalsze przechowywanie nie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Administrator może przekazać dane pacjentów podmiotom, które świadczą na jego rzecz usługi związane ze wsparciem działalności. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego (np. ZnanyLekarz.pl) lub wsparcia prowadzonej przez Administratora działalności.
Administrator nie przekazuje Państwa danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
W przypadku, gdy pacjent umówił wizytę przez portal ZnanyLekarz.pl, administrator pozyskał dane osobowe pacjenta z tego portalu. Pozyskanie danych osobowych było niezbędne do umówienia i zrealizowania wizyty. Pozyskane dane osobowe z portalu ZnanyLekarz.pl obejmowały imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
W związku z przetwarzaniem przez Administratora Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych (art. 15 RODO lub - jeśli ma to zastosowanie - art. 13 ust. 1 lit. f RODO),
usunięcia swoich danych osobowych (art. 17 RODO),
żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (art. 18 RODO),
żądania przeniesienia swoich danych osobowych (art. 20 RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).

Bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania, Administrator informuje Państwa o działaniach podjętych w związku z żądaniem lub o możliwym przedłużeniu czasu na odpowiedź ze względu na charakter żądania lub liczbę wniosków lub o przyczynach niepodjęcia działań i możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz o skorzystaniu z prawnych środków odwoławczych w sądzie. Jeśli uznają Państwo, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, mogą Państwo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.